eRechnung: Was ist eine elektronische Adresse?
In meiner Demoanwendung habe ich bisher als elektronische Adresse einfach eine E-Mail-Adresse vorgesehen. Kürzlich wurde ich darauf hingewiesen, dass dies zu einfach gedacht ist – und tatsächlich: Ich hatte mich geirrt.
Elektronische Adresse: mehr als nur E-Mail
Die elektronischen Adressen in der eRechnung beziehen sich auf die Business Terms BT-34 (Seller Electronic Address) und BT-49 (Buyer Electronic Address). In der Norm EN16931 ist nicht erwähnt, dass es sich dabei um eine E-Mail-Adresse handeln muss. Vielmehr handelt es sich um Kennungen (Identifier), die zusätzlich ein Schema haben.
Das Schema bestimmt, welche Art von Adresse oder Kennung übermittelt wird, und muss aus einer Liste ausgewählt werden, die von der Connecting Europe Facility (CEF) geführt wird.
Welche Schemas gibt es?
Nach eingehender Recherche habe ich eine aktuelle Liste aus dem September 2024 gefunden:
Electronic Address Scheme Code list – Version 13 (Excel)
Die Liste umfasst 105 unterschiedliche Codes, davon 9 als „deprecated“ gekennzeichnet. Enthalten sind u. a.:
- Diverse Umsatzsteuer-IDs
- File Transfer Protokolle (AN: „O.F.T.P. (ODETTE File Transfer Protocol“ und AU: „File Transfer Protocol“)
- 0060 – D-U-N-S Number: weltweit eindeutige Unternehmenskennnummer von Dun & Bradstreet
- 0088 – EAN Location Code (GLN): eindeutige Kennung für Unternehmensstandorte, vergeben von der GS1-Organisation, ähnlich wie EAN-Codes für Artikel, immer 13 Zeichen
- 0204 – Leitweg-ID: Kennung für deutsche Behörden
Die Liste zeigt: Eine elektronische Adresse kann vieles sein – nicht nur E-Mail, sondern auch systembasierte IDs, Standortkennungen oder Protokollangaben.
Praxisrelevanz
Der Hinweis auf die Vielfalt der elektronischen Adressen war also völlig korrekt: Auch bei eRechnungen müssen Details genau beachtet werden. Besonders beim Rechnungseingang ist darauf zu achten, dass Rechnungen unterschiedlichste Informationen enthalten können.
Trotzdem bleibt die E-Mail-Prüfung relevant: Laut Business Rule BR-DE-28 gilt für den Business Term BT-43 (Seller contact email address), dass eine gültige E-Mail-Adresse übermittelt werden muss.