BMF-Klarstellung: Papierrechnungen von Kleinunternehmen bleiben zulässig

Am 15. Oktober 2025 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben an die Obersten Finanzbehörden. Während die präzisierten Regeln zur Rechnungsprüfung – insbesondere zu Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern, Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit – breite Aufmerksamkeit erhielten, blieb ein zentraler Punkt für rund 500.000 Kleinunternehmen und Selbstständige, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, weitgehend unbeachtet: die Ausnahme von der eRechnungspflicht.

Was besagt die Kleinunternehmerregelung?

Nach § 19 UStG können Selbstständige und Freiberufler, deren Umsatz unter einer bestimmten Grenze bleibt, auf die Umsatzsteuer in Rechnungen verzichten. Das bedeutet:

• Keine Umsatzsteuerabführung an das Finanzamt.
• Geringerer bürokratischer Aufwand, aber auch kein Vorsteuerabzug (z. B. für Betriebsausgaben).

Keine eRechnungspflicht für Kleinunternehmen

Das BMF stellt in dem Schreiben vom 15.10.2025 klar: Kleinunternehmerrechnungen werden mit Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro) und Fahrausweisen gleichgestellt.

„… Rechnungen von Kleinunternehmern können weiterhin in Papierform oder – mit Zustimmung des Empfängers – in einem anderen elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden. …“

… und …

„… Rechnungen, deren Gesamtbetrag von 250 Euro nicht übersteigt (Rechnungen über Kleinbeträge), Rechnungen von Kleinunternehmen und Fahrausweise … können abweichen von der Verpflichtung in §14 … immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden … „

Diese Regelung ist nicht befristet und gilt unabhängig von der allgemeinen eRechnungspflicht.

Warum ist das relevant?

Obwohl die Klarstellung eine Erleichterung für Kleinunternehmen darstellt, könnte sie in der Praxis zu Missverständnissen führen:

• Risiko der Ignoranz: Viele Unternehmen fordern bereits standardmäßig elektronische Rechnungen ein – obwohl Kleinunternehmer keine Verpflichtung dazu haben.
• Praktische Herausforderungen: Papierrechnungen könnten im digitalen Geschäftsalltag als „auffällig“ wahrgenommen werden, was sich negativ auf die Lieferantenbewertung auswirken könnte.

Fazit: Chance oder Nachteil?

Die Ausnahme von der eRechnungspflicht bietet Kleinunternehmen Flexibilität, birgt aber auch Risiken:

• Vorteil: Kein Zwang zur Digitalisierung, weniger Aufwand.
• Nachteil: Mögliche Benachteiligung im Geschäftsverkehr, wenn elektronische Rechnungen zur Norm werden.

Kleinunternehmer sollten sich bewusst sein, dass sie empfangene eRechnungen dennoch verarbeiten müssen – die Ausnahme gilt nur für das Ausstellen eigener Rechnungen.

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Quelle: BMF: Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (15.10.2025)