Aufwand Verarbeitung Factur-X (ZUGFeRD) im Vergleich zu XRechnung
Die elektronische Rechnung im Format Factur-X (auch bekannt als ZUGFeRD) liegt in einem Hybridformat vor: Sie besteht aus einer PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Dokument. Damit vereint sie einen menschenlesbaren und einen maschinenlesbaren Teil in einer Datei.
Diese doppelte Ausprägung hat weitreichende Folgen für die Verarbeitung:
- Beide Bestandteile – PDF und XML – gelten gemeinsam als Rechnung.
- Alle relevanten Informationen müssen in beiden Teilen enthalten und konsistent sein.
- Der Rechnungsempfänger muss entscheiden, welcher Teil zur Weiterverarbeitung herangezogen wird – und trägt die Verantwortung für die Dokumentation der Prüfung und Nachvollziehbarkeit dieses Prozesses.
- Bei Unstimmigkeiten zwischen PDF und XML ist eine manuelle Prüfung und Klärung mit dem Aussteller erforderlich.
Im Vergleich dazu ist die Verarbeitung einer XRechnung deutlich schlanker:
- Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Dokument – ohne PDF-Anteil.
- Es existiert nur eine Datenquelle, die maschinell verarbeitet wird.
- Inkonsistenzen zwischen Darstellung und Daten können nicht auftreten.
Fazit:
Die Verarbeitung von Factur-X-Rechnungen ist komplexer und aufwändiger, da jede Rechnung doppelt vorliegt und somit doppelt geprüft und abgeglichen werden muss. Unternehmen sollten diesen Zusatzaufwand bei der Auswahl und Einführung elektronischer Rechnungsformate berücksichtigen – insbesondere mit Blick auf Automatisierung, Fehleranfälligkeit und Ressourcenbindung.
Ausführlichere Langfassung im Artikel: Was Unternehmen über Factur-X (ZUGFeRD) wissen sollten