Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, dessen mögliche Inhalte und Daten in der Europäischen Norm EN16931 detailliert beschrieben sind. In den vorherigen Artikeln wurden die Mindestangaben behandelt, die sich aus der EN16931 und dem deutschen Umsatzsteuergesetz ergeben.

In diesem Artikel geht es um die Königsklasse der elektronischen Rechnung in Deutschland: die XRechnung.

Die XRechnung ist eine sogenannte Core Invoice Usage Specification der elektronischen Rechnung nach EN16931. In der Spezifikation werden durchgängig die englischen Bezeichnungen aus der EN16931 verwendet, zur besseren Orientierung stehen die deutschen Begriffe in Klammern.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung vorgeschrieben und hat sich seit Jahren bewährt. Obwohl die Spezifikation für B2G entwickelt wurde, kann sie ohne Anpassungen auch bei B2B verwendet werden.

Für die XRechnung gibt es weitere Geschäftsregeln.

Doch welche Angaben sind mindestens notwendig, um diese zu erfüllen?

Die Anforderungen an die Beispielrechnung bleiben gleich:

  • Es handelt sich um eine B2B-Rechnung zwischen deutschen Unternehmen.
  • Es wird die Umsatzsteuerkategorie „Normalsatz“ (Code S) verwendet.
  • Die Zahlung erfolgt per Überweisung.
  • Die Geschäftsregeln BR, BR-CO, BR-S und BR-DE (!neu!) müssen erfüllt werden

Im Gegensatz zu einer elektronischen Rechnung gemäß Umsatzsteuergesetz werden folgende zusätzliche Angaben verlangt:

  • BT-10: Buyer Reference (Referenz des Käufers; Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern)
  • BT-41: Seller Contact Point (Kontakt des Verkäufers – Person oder Abteilung)
  • BT-42: Seller Contact Telephone Number (Telefonnummer des Kontakts des Verkäufers)
  • BT-43: Seller Contact Email Address (E-Mail-Adresse des Kontakts des Verkäufers)

Die Beispielrechnung muss nur um die Buyer Reference (BT-10) und den Seller Contact (BG-6) ergänzt werden. Um die Regeln der XRechnung zu erfüllen, muss weiterhin der Specification Identifier (BT-24) angepasst werden.

Die Angabe des Actual Delivery Date (BT-27) ist für die XRechnung zwar nicht erforderlich, wird aber wegen des Umsatzsteuergesetzes benötigt und sollte deswegen angegeben werden.

Ebenso sollten der Business Process Type (BT-23), Seller Electronic Address (BT-34) und Buyer Electronic Address (BT-49) angegeben werden. Es gibt einige Validatoren, die darauf prüfen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind diese Angaben jedoch nicht notwendig.

    Mindestangaben für eine gültige XRechnung

    Neben den Mindestangaben anhand der Ausgangsbedingungen nach UStG §14 ergeben sich für die XRechnung acht weitere Angaben. Von insgesamt 163 möglichen Business Terms (BT) müssen damit 45 in der Rechnung enthalten sein. 8 dieser 45 haben festgelegte Standardwerte bzw. werden aus definierten Listen ausgewählt. Damit verbleiben 37 Business Terms, für die rechnungsspezifische Daten eingetragen werden müssen.

    • INVOICE (Kernrechnung)
      • BT-1: Invoice Number (Rechnungsnummer)
      • BT-2: Invoice Issue Date (Rechnungsdatum)
      • BT-3: Invoice Type Code (Rechnungstyp)
        • „380“: Code für „Commercial Invoice (Handelsrechnung)“
      • BT-5: Invoice Currency Code (Rechnungswährung)
        • „EUR“: Code für Euro
      • BT-10: Buyer Reference (Referenz des Käufers)
        • bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID
      • BT-20: Payment Terms (Zahlungsbedingungen“
        • z.B.: „Sofort ohne Abzug“
    • PROCESS CONTROL (Prozess-Steuerung)
      • BT-23: Business Process Type (Geschäftsprozesstyp vom Käufer)
        • z.B.: „Beispielgeschäftsprozess“
      • BT-24: Specification Identifier (Spezifikationskennung)
        • „urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0“: Kennung für „XRechnung CIUS“
    • SELLER (Verkäufer)
      • BT-27: Seller Name (Name/Bezeichnung)
      • BT-31: Seller VAT Identifier (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
      • BT-34: Seller Electronic Address (E-Mail Adresse)
      • BT-35: Seller Address Line 1 (Anschrift Zeile 1)
        • bis zu drei möglich
      • BT-37: Seller City (Stadt)
      • BT-38: Seller Post Code (Postleitzahl)
      • BT-40: Seller Country Code (Länderkennung)
        • „DE“: Code für Deutschland
    • BUYER (Käufer)
      • BT-44: Buyer Name (Name/Bezeichnung)
      • BT-49: Buyer Electronic Address (E-Mail Adresse)
      • BT-50: Buyer Address line 1 (Anschrift Zeile 1 )
        • bis zu drei möglich
      • BT-52: Buyer City (Stadt)
      • BT-53: Buyer Post Code (Postleitzahl)
      • BT-55: Buyer Country Code (Länderkennung)
        • „DE“: Code für Deutschland
    • DELIVERY INFORMATION (Lieferinformationen)
      • BT-72: Actual Delivery Date (Tatsächliches Lieferdatum)
    • PAYMENT INSTRUCTIONS (Zahlung)
      • BT-81: Payment Means Type Code (Zahlungart)
        • „30“: Code für „Credit Transfer (Überweisung)“
      • BT-84: Payment Account Identifier (Zahlungskonto) – IBAN
        • Angabe mehrerer Kontoverbindungen möglich
    • INVOICE LINE (Rechnungsposition)
      • BT-126: Line Identifier (Positionsnummer)
      • BT-129: Invoiced Quantity (Menge)
      • BT-130: Unit of Measure Code (Code für Maßeinheit der Menge)
        • Auswahl aus Liste „Codes for Units of Measure“
      • BT-131: Invoice Line Net Amount (Nettobetrag )
        • berechnet
      • BT-146: Item Net Price (Nettopreis des Artikels )
      • BT-151: Invoiced Item VAT Category Code (Code der Umsatzsteuerkategorie)
        • „S“: Code für „Standard Rate (Normalsatz)“
      • BT-152: Invoiced Item VAT Rate (Umsatzsteuersatz)
      • BT-153: Item Name (Artikelname)
    • DOCUMENTS TOTALS (Gesamtsummen)
      • BT-106: Sum of Invoice Line Net Amount (Summe Nettobetrag Positionen)
        • berechnet
      • BT-109: Invoice Total Amount without VAT (Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer)
        • berechnet
      • BT-110: Invoice Total VAT Amount (Gesamtbetrag Umsatzsteuer)
        • berechnet
      • BT-112: Invoice Total Amount with VAT (Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer)
        • berechnet
      • BT-115: Amount Due for Payment (Fälliger Zahlungsbetrag)
        • berechnet
    • VAT BREAKDOWN (Umsatzsteueraufschlüsselung)
      • BT-116: VAT Category Taxable (Basisbetrag pro Steuer Kategorie)
        • berechnet
      • BT-117: VAT Category Tax Amount (Steuerbetrag pro Steuer Kategorie)
        • berechnet
      • BT-118: VAT Category Code (Code der Umsatzsteuer Kategorie)
        • „S“: Code für „Standard Rate (Normalsatz)“
      • BT-119: VAT Category Rate (Umsatzsteuersatz pro Kategorie)
        • ermittelt aus Rechnungspositionen

    Validator Test

    Es wurde eine Beispielrechnung mit den Mindestangaben erstellt. Sie wurde von der Zentralen Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes geprüft, als gültig eingestuft und angenommen. Damit kann davon ausgegangen werden, dass es sich um eine einwandfreie Rechnung handelt. Dieses Ergebnis soll von den anderen Validatoren bestätigt werden.

    Bei der Prüfung mit mehreren frei verfügbaren Validatoren gab es folgende Ergebnisse:

    • Validator 01
      • Das Dokument entspricht allen Anforderungen und kann akzeptiert werden. 0 Hinweise, 0 Warnungen, 0 Fehler
    • Validator 02
      • Ergebnis: Erfolgreich
    • Validator 03
      • Validierung erfolgreich
      • Das geprüfte Dokument ist konform zu den formalen Vorgaben. Es wird empfohlen, das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
    • Validator 04
      • Validierung durch drei Tools
        • Das XML ist valide.
        • Das XML ist valide.
          Validierung eigener Regeln, die nicht zur Norm oder der Spezifikation XRechnung gehören (Zeichensatz, Format Umsatzsteuer-ID, Unternehmensangaben)
        • Das XML ist valide.
    • Validator 05
      • Validierung erfolgreich
      • Das geprüfte Dokument ist konform zu den formalen Vorgaben. Es wird empfohlen, das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
    • Validator 06
      • Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen.
      • Es ist konform zu den formalen Vorgaben. Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
    • Validator 07
      • Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben.
      • Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
    • Validator 08
      • Die Datei „xrechnung_min_20250722_113614.xml “ ist gültig. Sie enthält 0 Fehler und 0 Warnungen.
    • Validator 09
      • Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben.
      • Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.

    Zusammenfassung

    Die XRechnung als Königsklasse der elektronischen Rechnung stellt bei guter Vorbereitung keine Herausforderung dar.

    Für diesen Artikel wurde eine XRechnung erstellt, die die Mindestangaben gemäß der Spezifikation XRechnung enthält (Version 3.0.2 vom 20. Juni 2024). Diese XRechnung wurde zur Prüfung in der Referenzumgebung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) hochgeladen und eingereicht. Die Plattform hat die Rechnung als gültig anerkannt und angenommen.

    Dieser erfolgreiche Test bei einer Plattform mit langjähriger Erfahrung im Umgang mit XRechnungen sollte eigentlich als eindeutige Referenz dienen. Theoretisch sollten alle anderen Validatoren zu demselben Ergebnis kommen. Diese Annahme wurde bei einem Test mit neun frei zugänglichen Validatoren bestätigt.

    Das waren die Pflichtangaben für eine gültige XRechnung.

    Die Beispielrechnungen & Checkliste

    Zwei Beispielrechnungen sowie eine Checkliste mit den Mindestangaben stehen zum Download bereit:

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