Eine elektronische Rechnung stellt einen strukturierten Datensatz dar, dessen mögliche Inhalte und Daten in der Europäischen Norm EN16931 detailliert beschrieben sind. Im vorherigen Artikel wurden die Mindestanforderungen an eine elektronische Rechnung behandelt, die notwendig sind, um die Geschäftsregeln der EN16931 zu erfüllen.

Allerdings ist die Einhaltung dieser Geschäftsregeln und eine erfolgreiche Validierung nur ein Aspekt der umfassenden Rechnungsprüfung. Im Umsatzsteuergesetz wird in § 14 Absatz 1 ausdrücklich eine elektronische Rechnung gemäß EN16931 gefordert. Bei einer Prüfung, die sich ausschließlich auf die Norm stützt und nur deren Vorgaben berücksichtigt, wurde der Paragraph nicht vollständig beachtet.

Welche Angaben sind wirklich erforderlich, um die Anforderungen Umsatzsteuergesetzes zu erfüllen?

In § 14 Absatz 4 sind die Pflichtangaben einer Rechnung aufgelistet:

  1. vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfängers
    –> ❗ EN16931: nur Name und Landeskennzeichen des Verkäufers bzw. Käufers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
    –> ✔️ EN16931: OK
  3. das Ausstellungsdatum
    –> ✔️ EN16931: OK
  4. fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
    –> ✔️ EN16931: OK, wobei sich die laufende Nummer schlecht automatisiert prüfen lässt
  5. die Art und die Menge der Ware bzw. der Umfang der sonstigen Leistung
    –> ✔️ EN16931: OK
  6. der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
    –> ❌ EN16931: fehlt
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
    –> ✔️ EN16931: OK
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
    –> ✔️ EN16931: OK
  9. (gilt nur für Endkunden als Leistungsempfänger)
  10. Angabe „Gutschrift“ bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger
    –> ✔️ EN16931: OK, Verwendung von Invoice Type Code „381 – Credit note“

Die Beispielrechnung aus dem vorherigen Artikel muss um die vollständige Anschrift des Verkäufers (BT-35, BT-37, BT-38) bzw. des Käufers (BT-50, BT-52, BT-53) sowie den Zeitpunkt der Lieferung (BT-72) ergänzt werden, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen.

Ausgangsbedingungen

  • Es handelt sich um eine B2B-Rechnung zwischen deutschen Unternehmen.
  • Es wird die Umsatzsteuerkategorie „Normalsatz“ (Code S) verwendet.
  • Die Zahlung erfolgt per Überweisung.
  • Die Geschäftsregeln BR, BR-CO und BR-S müssen erfüllt werden.

Mindestangaben für eine gültige Rechnung nach Umsatzsteuergesetz (UStG §14)

Neben den Mindestangaben anhand der Ausgangsbedingungen nach EN16931 ergeben sich nach UStG §14 sieben weitere Angaben. Von insgesamt 163 möglichen Business Terms (BT) müssen damit 37 in der Rechnung enthalten sein. 8 dieser 37 haben festgelegte Standardwerte bzw. werden aus definierten Listen ausgewählt. Damit verbleiben 29 Business Terms, für die rechnungsspezifische Daten eingetragen werden müssen.

  • Kernrechnung
    • BT-1: Rechnungsnummer
    • BT-2: Rechnungsdatum
    • BT-3: Rechnungstyp
      • „380“: Code für „Commercial Invoice (Handelsrechnung)“
    • BT-5: Rechnungswährung
      • „EUR“: Code für Euro
    • BT-20: Zahlungsbedingungen
      • z.B.: „Sofort ohne Abzug“
  • Prozess-Steuerung
    • BT-24: Spezifikationskennung
      • „urn:cen.eu:en16931:2017“: Kennung für „EN 16931 Rechnung“
  • Verkäufer
    • BT-27: Name/Bezeichnung
    • BT-31: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • BT-35: Anschrift Zeile 1
      • (bis zu drei möglich)
    • BT-37: Stadt
    • BT-38: Postleitzahl
    • BT-40: Länderkennung
      • „DE“: Code für Deutschland
  • Käufer
    • BT-44: Name/Bezeichnung
    • BT-50: Anschrift Zeile 1
      • (bis zu drei möglich)
    • BT-52: Stadt
    • BT-53: Postleitzahl
    • BT-55: Länderkennung
      • „DE“: Code für Deutschland
  • Lieferinformationen
    • BT-72: Tatsächliches Lieferdatum
  • Zahlung
    • BT-81: Zahlungart
      • „30“: Code für „Credit Transfer (Überweisung)“
    • BT-84: Zahlungskonto (IBAN)
      • Angabe mehrerer Kontoverbindungen möglich
  • Rechnungsposition
    • BT-126: Kennung (Positionsnummer)
    • BT-129: Menge
    • BT-130: Code für Maßeinheit der Menge
      • Auswahl aus Liste „Codes for Units of Measure“
    • BT-131: Nettobetrag
      • berechnet
    • BT-146: Nettopreis des Artikels
    • BT-151: Code der Umsatzsteuerkategorie
      • „S“: Code für „Standard Rate (Normalsatz)“
    • BT-152: Umsatzsteuersatz
    • BT-153: Artikelname
  • Gesamtsummen
    • BT-106: Summe Nettobetrag Positionen
      • berechnet
    • BT-109: Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer
      • berechnet
    • BT-110: Gesamtbetrag Umsatzsteuer
      • berechnet
    • BT-112: Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer
      • berechnet
    • BT-115: Fälliger Zahlungsbetrag
      • berechnet
  • Umsatzsteueraufschlüsselung
    • BT-116: Basisbetrag pro Steuer Kategorie
      • berechnet
    • BT-117: Steuerbetrag pro Steuer Kategorie
      • berechnet
    • BT-118: Code der Umsatzsteuer Kategorie
      • „S“: Code für „Standard Rate (Normalsatz)“
    • BT-119: Umsatzsteuersatz pro Kategorie
      • ermittelt aus Rechnungspositionen

Validator Test

Die Beispielrechnung wurde mit mehreren frei verfügbaren Validatoren getestet. Die Ergebnisse haben sich im Vergleich zum letzten Artikel nicht geändert. Das liegt daran, dass die Validatoren lediglich die definierten Geschäftsregeln der EN16931 prüfen. Für die deutschen Umsatzsteuerregeln gibt es in der Norm keine Geschäftsregeln.

Wichtiger Hinweis: Die Validierung nach EN16931 beinhaltet keine Prüfung auf die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes. Diese Anforderungen müssen gesondert geprüft werden.

Es gibt aber eine Spezifikation, die die Regeln in Deutschland beachtet und prüft: XRechnung.

Ein Artikel über die Mindestanforderungen der XRechnung gibt es hier.

Beispielrechnung & Checkliste

Eine Beispielrechnung sowie eine Checkliste mit den Mindestangaben stehen zum Download bereit:

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