Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Welche Informationen darin enthalten sein können – und teilweise müssen –, wird in der europäischen Norm EN 16931 definiert. Diese Norm deckt den Großteil aller Szenarien ab, die eine Handelsrechnung erfüllen kann. Daher sieht sie deutlich mehr Felder vor, als in einer klassischen Papierrechnung typischerweise verwendet werden.

Doch welche Angaben sind wirklich erforderlich, um die Anforderungen der EN 16931 zu erfüllen?

Ausgangspunkt

  • Es handelt sich um eine B2B-Rechnung zwischen deutschen Unternehmen.
  • Es wird die Umsatzsteuerkategorie „Normalsatz“ (Code S) verwendet.
  • Die Zahlung erfolgt per Überweisung.
  • Die Geschäftsregeln BR, BR-CO und BR-S müssen erfüllt werden.

Mindestangaben für eine gültige elektronische Rechnung

Aus den Voraussetzungen für den Ausgangspunkt ergeben sich die Mindestangaben. Von insgesamt 163 möglichen Business Terms (BT) müssen 30 in der Rechnung enthalten sein. 8 dieser 30 haben festgelegte Standardwerte bzw. werden aus definierten Listen ausgewählt. Damit verbleiben 22 Business Terms, für die rechnungsspezifische Daten eingetragen werden müssen.

  • Kernrechnung
    • BT-1: Rechnungsnummer
    • BT-2: Rechnungsdatum
    • BT-3: Rechnungstyp
      • „380“: Code für „Commercial Invoice (Handelsrechnung)“
    • BT-5: Rechnungswährung
      • „EUR“: Code für Euro
    • BT-20: Zahlungsbedingungen
      • z.B.: „Sofort ohne Abzug“
  • Prozess-Steuerung
    • BT-24: Spezifikationskennung
      • „urn:cen.eu:en16931:2017“: Kennung für „EN 16931 Rechnung“
  • Verkäufer
    • BT-27: Name/Bezeichnung
    • BT-31: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • BT-40: Länderkennung
      • „DE“: Code für Deutschland
  • Käufer
    • BT-44: Name/Bezeichnung
    • BT-55: Länderkennung
      • „DE“: Code für Deutschland
  • Zahlung
    • BT-81: Zahlungart
      • „30“: Code für „Credit Transfer (Überweisung)“
    • BT-84: Zahlungskonto (IBAN)
      • Angabe mehrerer Kontoverbindungen möglich
  • Rechnungsposition
    • BT-126: Kennung (Positionsnummer)
    • BT-129: Menge
    • BT-130: Code für Maßeinheit der Menge
      • Auswahl aus Liste „Codes for Units of Measure“
    • BT-131: Nettobetrag
      • berechnet
    • BT-146: Nettopreis des Artikels
    • BT-151: Code der Umsatzsteuerkategorie
      • „S“: Code für „Standard Rate (Normalsatz)“
    • BT-152: Umsatzsteuersatz
    • BT-153: Artikelname
  • Gesamtsummen
    • BT-106: Summe Nettobetrag Positionen
      • berechnet
    • BT-109: Gesamtbetrag ohne Umsatzsteuer
      • berechnet
    • BT-110: Gesamtbetrag Umsatzsteuer
      • berechnet
    • BT-112: Gesamtbetrag mit Umsatzsteuer
      • berechnet
    • BT-115: Fälliger Zahlungsbetrag
      • berechnet
  • Umsatzsteueraufschlüsselung
    • BT-116: Basisbetrag pro Steuer Kategorie
      • berechnet
    • BT-117: Steuerbetrag pro Steuer Kategorie
      • berechnet
    • BT-118: Code der Umsatzsteuer Kategorie
      • „S“: Code für „Standard Rate (Normalsatz)“
    • BT-119: Umsatzsteuersatz pro Kategorie
      • ermittelt aus Rechnungspositionen

Validator Test

Die Beispielrechnung wurde mit mehreren frei verfügbaren Validatoren getestet – mit gemischten Ergebnissen. Die meisten Validatoren erkennen die Spezifikationskennung korrekt und wenden die passenden Prüfregeln an – andere nicht und geben Hinweise aus. Diese Hinweise sind für die Bewertung der Rechnung wichtig und sollten unbedingt beachtet werden.

Auswertung Ergebnisse:

  • Validator 01
    • Das Dokument entspricht allen Anforderungen und kann akzeptiert werden. 0 Hinweise, 0 Warnungen, 0 Fehler
    • Prüfdokumente als Download
  • Validator 02
    • Ergebnis: Erfolgreich
  • Validator 03
    • Das geprüfte Dokument ist konform zu den formalen Vorgaben. Es wird empfohlen, das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
    • Prüfdokumente als Download
    • In Prüfergebnis gibt es Hinweise auf Validierung von BR-DE, die nicht zur Spezifikationskennung gehören.
  • Validator 04
    • Die E-Rechnung entspricht den Vorgaben der deutschen USt-Gesetzgebung und könnte somit angenommen werden.
    • Validierung durch zwei Tools
    • In Bemerkungen Hinweis, dass diese Rechnung Pflichtangaben nach UStG §14 fehlen.
  • Validator 05
    • Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben. Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
    • Ausführliches Prüfdokument als Download
  • Validator 06
    • Validation Errors 0
  • Validator 07
    • Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben.
    • Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.
  • Validator 08
    • Die Datei „en16931_min_251920711_092416.xml “ ist gültig. Sie enthält 0 Fehler und 0 Warnungen.
  • Validator 09
    • Konformitätsprüfung: Das geprüfte Dokument enthält 6 Fehler / 4 Warnungen. Es ist nicht konform zu den formalen Vorgaben.
    • Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument zurückzuweisen.
    • Validierung von BR-DE, die nicht zur Spezifikationskennung gehören

Wichtiger Hinweis: Auch wenn eine Rechnung mit den Mindestanforderungen nach EN16931 die Validierung besteht, bedeutet das nicht automatisch, dass sie vom Finanzamt zum Vorsteuerabzug anerkannt wird.

Die EN 16931 beschreibt die technischen und inhaltlichen Mindestanforderungen, die europaweit gültig sind. In Deutschland gelten zusätzlich steuerrechtliche Vorgaben, die über die Norm hinausgehen.

Ein Artikel über die Mindestanforderungen eine Rechnung nach Umsatzsteuergesetz in Deutschland gibt es hier.

Beispielrechnung & Checkliste

Eine Beispielrechnung sowie eine Checkliste mit den Mindestangaben stehen zum Download bereit:

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