Bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen stehen Unternehmen heute vor zwei etablierten Formaten: XRechnung und Factur-X (besser bekannt unter dem Begriff ZUGFeRD).

1. XRechnung – der strukturierte Standard

Die XRechnung ist eine standardisierte Ausprägung der elektronischen Rechnung gemäß der europäischen Norm EN 16931. Sie besteht ausschließlich aus einem maschinenlesbaren XML-Dokument – sie ist die „Originalrechnung“ in strukturierter Form und ohne visuelle Darstellung.

2. Factur-X – das Hybridformat

Factur-X hingegen ist ein sogenanntes Hybridformat. Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit einem darin eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datensatz. Die PDF dient dabei als Umschlag und menschenlesbare Darstellung, das XML als strukturierter Rechnungsinhalt für die automatisierte Verarbeitung.

Dieser Aufbau bringt zusätzliche Anforderungen mit sich:
PDF und XML müssen getrennt geprüft, miteinander abgeglichen und in ihrer Konsistenz bewertet werden. Sowohl beim Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang ist daher ein bewusster Umgang mit den Besonderheiten von Factur-X erforderlich.

Grundprinzipien von Factur-X

Die folgenden acht Prinzipien sind essenziell für das Verständnis und den rechtssicheren Einsatz des Hybridformats:

Prinzip 1

Factur-X basiert auf einer PDF/A-3-Datei, die den menschenlesbaren Teil sowie den Umschlag für das eingebettete XML enthält. Weitere Belege können bei Bedarf eingebettet werden. Das komplette PDF-Dokument gilt als elektronische Rechnung.

Prinzip 2

Alle relevanten Rechnungsinformationen müssen sowohl im menschenlesbaren als auch im maschinenlesbaren Teil enthalten sein. Es dürfen keine Inhalte ausschließlich im XML vorkommen, die nicht auch im PDF stehen. Die gesetzlichen Pflichtangaben müssen vollständig erfüllt sein.

Prinzip 3

Das XML muss alle Informationen beinhalten, die für eine automatisierte Weiterverarbeitung erforderlich sind – etwa für Buchhaltungssysteme oder Prüfprozesse.

Prinzip 4

Die Verantwortung für die inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML liegt beim Rechnungsaussteller. Inkonsistenzen können zu Fehlern in der Verarbeitung führen und müssen vermieden werden.

Prinzip 5

Der maschinenlesbare Teil muss konform mit der EN 16931 sein. Die technische Referenzsyntax ist das UN/CEFACT Cross Industry Invoice-Format.

Prinzip 6

Der Rechnungsempfänger kann selbst entscheiden, welche Quelle er für seine Verarbeitung verwendet: das PDF, das XML oder beides kombiniert. Es wird jedoch dringend empfohlen, den gewählten Verarbeitungsprozess intern zu dokumentieren, um die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Rechnung nachweisen zu können – insbesondere im Fall von Abweichungen. Ein möglicher Ansatz: Primärverarbeitung über das XML, Rückgriff auf das PDF bei Unstimmigkeiten. Auch ein Eskalationsprozess zur Klärung mit dem Aussteller sollte definiert sein.

Prinzip 7

Die Erstellung der Rechnung erfolgt auf Basis einer standardisierten Vorlage, die alle relevanten Informationen enthält.

Prinzip 8

Factur-X unterscheidet zwischen sechs sogenannten Profilen, die unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsbereiche abdecken:

  • MINIMUM
    Sehr einfach, gilt in Deutschland nicht als gültige Rechnung!
  • BASIC WL
    Enthält die vollständigen Felder auf Dokumentenebene, aber keine Positionsdaten – gilt in Deutschland ebenfalls nicht als gültige Rechnung!
  • BASIC
    Enthält alle Pflichtfelder auf Dokumenten- und Positionsebene – vollständig konform mit EN 16931, aber nicht vollständig beim Inhalt
  • EN 16931
    Beinhaltet sämtliche Pflicht- und optionalen Felder der EN 16931
  • EXTENDED
    Erweiterung für komplexe Geschäftsprozesse, mit zusätzlichen Business Terms und Codelisten außerhalb der EN 16931
  • XRECHNUNG
    Identisch mit der Spezifikation XRechnung und entspricht damit den nationalen Vorgaben für öffentliche Auftraggeber in Deutschland

Zusätzliche Geschäftsregeln bei Factur-X

Bei der Verarbeitung von Factur-X-Dokumenten sind ergänzende technische und inhaltliche Geschäftsregeln zu beachten. Diese definieren präzise, wie Hybriddokumente aufgebaut sein müssen, welche Werte verwendet werden dürfen und wie Konsistenz sichergestellt wird.

  • BR-HYBRID-01
    Ein hybrides Dokument besteht aus einem maschinenlesbaren Austauschformat mit XML-Syntax und einem für Menschen lesbaren PDF-Umschlag.
  • BR-HYBRID-02
    Der PDF-Umschlag eines hybriden Dokuments MUSS den PDF/A-3-Standard verwenden. Optional ist auch eine PDF/A-4f-Datei (ISO 19005-4, basierend auf PDF 2.0 ISO 32000-2:2020) zulässig.
  • BR-HYBRID-03
    Es MUSS ein PDF/A-Extension-Schema (XMP) verwendet werden, das der Strukturdefinition in der entsprechenden Spezifikation folgt.
  • BR-HYBRID-04
    Der URI im Erweiterungsschema MUSS lauten: urn:factur-x:pdfa:CrossIndustryDocument:1p0#
  • BR-HYBRID-05
    Das Schema-Namespace-Präfix im XMP-Erweiterungsschema MUSS fx sein.
  • BR-HYBRID-06
    Der fx:DocumentType in der XMP-Instanz MUSS ein Wert aus der HybridDocumentType-Codeliste sein
  • BR-HYBRID-07
    Der fx:ConformanceLevel in der XMP-Instanz MUSS ein Wert aus der Codeliste HybridConformanceType sein      
  • BR-HYBRID-08
    Der fx:DocumentFileName in der XMP-Instanz MUSS ein in der Codeliste HybridDocumentFilename definierter Wert sein.
  • BR-HYBRID-09
    Die fx:Version in der XMP-Instanz MUSS ein in der Codeliste HybridDocumentVersion definierter Wert sein.
  • BR-HYBRID-10
    Die fx:Version SOLLTE 1.0 sein.
  • BR-HYBRID-11
    Die Beziehung zwischen dem eingebetteten Dokument und der PDF-Datei SOLLTE der in der aktuellen Spezifikation definierten Tabelle folgen.
  • BR-HYBRID-12
    Die Methode zur Einbettung des XML in das PDF MUSS der aktuellen Spezifikation entsprechen, um eine einfache Extraktion der maschinenlesbaren XML-Datei zu gewährleisten.
  • BR-HYBRID-13
    Der eingebettete Dateiname MUSS einer der in der Codeliste HybridDocumentFilename definierten Werte sein.
  • BR-HYBRID-14
    Der Dateiname der eingebetteten Datei SOLLTE mit dem fx:DocumentFileName übereinstimmen.
  • BR-HYBRID-15
    Der fx:ConformanceLevel SOLLTE dem Profil des eingebetteten XML-Dokuments entsprechen.      
  • BR-HYBRID-DE-01
    Wenn das Käuferland BT-40 Deutschland ist und das Verkäuferland BT-55 Deutschland ist, DARF das MINIMUM-Profil NICHT verwendet werden.
  • BR-HYBRID-DE-02
    Wenn das Käuferland BT-40 Deutschland und das Verkäuferland BT-55 Deutschland ist, DARF das Profil BASIC WL NICHT verwendet werden.           
  • BR-HYBRID-FR-01
    Wenn das Käuferland BT-40 Frankreich ist und das Verkäuferland BT-55 Frankreich ist, DARF das Profil XRECHNUNG NICHT verwendet werden.
  • BR-FX-DE-01
    Belege, die als Grundlage für den Nachweis von Ort, Zeit und Art der erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren dienen, müssen in BG-24 angegeben werden. Die Bereitstellung dieser Informationen im PDF selbst, einer zusätzlich eingebetteten Datei im PDF oder einem externen Dokument ist nicht ausreichend.
  • BR-FX-DE-02
    Nebenleistungen können in eingbetteten Belegen dargestellt werden.  Hauptleistungen müssen im strukturierten Teil (XML) der Rechnung aufgeführt werden.
  • BR-FX-DE-03
    Ab dem 01.01.2025 ist in Deutschland das in das Hybriddokument eingebettete XML die Rechnung. Wenn das XML gültig ist (erfolgreiche Validierung aller Geschäftsregeln, die für die nationale Anforderungen in Deutschland gelten) und aus dem PDF extrahiert werden kann, handelt es sich um eine gültige E-Rechnung. Technische Fehler in Bezug auf den PDF/A-Standard sind lediglich als Warnung zu beachten und sind keine schwerwiegenden Fehler. Dennoch KANN der Empfänger der Rechnung den Absender auffordern, eine aktualisierte und korrigierte Version zu liefern, die dem PDF/A-Standard entspricht.

Fazit: Was Unternehmen daher vor einer Entscheidung wissen sollten

Factur-X bietet als Hybridformat Vorteile für Mensch und Maschine – verlangt aber auch ein klares Verständnis der zugrunde liegenden Prinzipien und Regeln. Für Unternehmen bedeutet das:

  1. Klare interne Prozesse zur Verarbeitung von Hybridrechnungen sind unerlässlich.
  2. Verantwortlichkeiten für die Prüfung und Dokumentation der verwendeten Quelle (PDF vs. XML) sollten definiert sein.
  3. Der Umstieg auf Factur-X (bzw. ZUGFeRD) erfordert neben technischer Vorbereitung auch ein gewisses Maß an organisatorischer Klarheit.

Seit dem 01.01.2025 ist der strukturierte Teil die rechtlich relevante Rechnung – und damit der entscheidenden Komponente für die digitale Rechnungsverarbeitung in Deutschland.

Quelle: „Factur-X Deutsch-Französischer Standard für Hybridrechnungen“ – Factur-X Version 1.07.3 (ZUGFeRD v. 2.3.3) | 7. Mai 2025
enthalten in: Infopaket für das E-Rechnungsformat ZUGFeRD 2.3.3 vom 07.05.2025