Warum keine Hybridrechnung

In Gesprächen werde ich häufiger gefragt, ob vbaXrechnung auch mit Hybridrechnungen wie Factur-X bzw. dem bisherigen ZUGFeRD umgehen kann.

Nachdem ich mich intensiv mit Hybridrechnungen beschäftigt habe, kam ich zu dem Entschluss, dieses Konzept nicht zu verwenden bzw. zu unterstützen, sondern mich auf XRechnung zu konzentrieren.

Das hat im Wesentlichen drei Gründe:

1. Die Begeisterung dafür ist ein kleiner Hype, der durch Verunsicherung bzw. Unwissen ausgelöst wurde.
2. Es ist im Prinzip veraltet und aufwändig in der Umsetzung und Verarbeitung – zumindest, wenn man es richtig macht.
3. Es ist sehr unsicher und wird wird ab dem nächsten Jahr wahrscheinlich häufig ausgenutzt

1 – Ein kleiner Hype

Das Angebot hört sich verlockend an. Plötzlich „sind Elektronische Rechnungen verpflichtend“, die bisherige Lösung der Rechnung als pdf-Datei ist nicht mehr erlaubt.

Es herrscht ein großer Unsicherheit, wie die bisherigen Abläufe angepasst werden müssen und die Angst, diese neuen Elektronischen Rechnugen nicht mehr lesen zu können.

Doch Rettung ist nahe – es gibt Hybridrechnungen. Das sind pdf-Dateien, bei denen der Teil der Elekronischen Rechnung eingebettet ist. Die pdf-Datei belibt unverändert, alle können sie lesen, nichts muss sich ändern. Die Software soll sich um den Teil mit diesem XML kümmern. Das ist die Lösung für die Zukunft!

Dabei werden folgende Punkte oft nicht beachtet:

• Bei Hybridrechnungen ist ab dem 01.01.2025 der maschinenlesbare Teil die Originalrechnung. Wer diesen Teil nicht prüft, handelt im Zweifelsfall mindestens leichtsinnig.
• Nicht jede Hybridrechnung ist automatisch eine gültige Elektronischer Rechung.
• Factur-X bzw. ZUGFeRD sieht sechs gültige Profile beim Einbetten der Rechnungsinformationen vor. Zwei davon stellen in Deutschland keine gültige Rechnung im Sinne von §14 UStG dar. Sie können lediglich als Buchungshilfe verwendet werden.
• Vor dem Versand müssen zwei Dokumente (pdf und xml) erstellt und diese zu einer Datei zusammengefügt werden. Beim Empfang müssen beide wieder aufgeteilt werden. Das Zusammenfügen und Aufteilen sind unnötige Arbeitsschritte.
• Die XML-Datei mit Rechnunginfomationen muss bei Factur-X bzw. ZUGFeRD immer denselben Namen haben (factur-x.xml oder xrechnung.xml). Die Bezeichnung ist nicht mehr für eine Identifizierung einer bestimmten Rechnung geeignet.

2 – Veraltet und aufwändig

Die erste Version von ZUGFeRD gibt es seit Juni 2014. Seit November 2020 verlangen die Öffentlichen Auftraggeber in Deutschland von ihren Lieferanten Elektronische Rechnungen. Über das Zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes können keine Hybridrechnungen eingereicht werden. Es wird nur XRechnung akzeptiert.

Bis zum 31.12.2024 gilt in Deutschland bei Hybridrechnungen der menschenlesbare Teil – also das pdf – als Originalrechnung, auf die man sich im Streitfall bzw. bei der Rechnungsprüfung beziehen kann.

Ab dem 01.01.205 gilt hingegen der maschinenlesbare Teil als Originalrechnung. Beim Rechnungsempfang muss man zwingend diesen Teil lesen und prüfen können. Der menschenlesbare Teil verliert seine Bedeutung.

Wenn man keine Elektronische Rechnung lesen kann, sollte man sich lieber eine „traditionelle“ pdf-Rechnung als eine Hybridrechnung ausstellen lassen!

3 – Sicherheit

Die Rechnungsverarbeitung ist der Prozess, der das finanzielle Überleben eines Unternehmes sicherstellt. An die Arbeitsschritte innerhalb dieses Prozesses sollten hohe Anforderungen gestellt werden.

Wie sicher sind Hybridrechnungen? Wo bestehen Sicherheitsrisiken?

Übertragen in die analoge Welt ist eine Hybridrechnung ein Umschlag, in dem eine Rechnung steckt. Die Rechnungsinformation stehen zusätzlich draußen auf dem Umschlag.

Die Rechnungsprüfung könnte aufgrund der Informationen auf dem Umschlag erfolgen und die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden. Die Buchhaltung würde wahrscheinlich die Rechnung im Umschlag verarbeiten und bezahlen. Dann hätte niemand geprüft, ob die Informationen auf dem Umschlag und in dem Umschlag identisch sind.

Hybridrechnungen sind wie Rechnungen in einem Umschlag.

Beim Versand und Empfang müsste sichergestellt werden, dass die Rechnungsinformationen außen in der pdf-Datei identisch mit den Rechnungsinformationen innen in der xml-Datei identisch sind und während des gesamten Prozesses nicht manipuliert werden können. Weder der pdf-Standard noch der xml-Standard kann diese Erwartung erfüllen.

Daher besteht bei Hybridrechnungen grundsätzlich die Gefahr, dass die Datei manipuliert wurde und es zu Fehlern bei der Rechnungsverarbeitung kommt. Die Manipulation kann aus betrügerischer Absicht erfolgen. Sie kann aber auch unabsichtlich geschehen. Auch bei E-Mails wird mal der Anhang vergessen oder ein falscher Anhang verschickt. Warum sollte das nicht auch mal bei einer Rechnung erfolgen.

Beim Empfang einer Hybridrechnung muss zwingend der maschinenlesbare Teil geprüft und für die Prüfung lesbar gemacht werden. Der menschenlesbare Teil ist unnötig.

Wenn man eine Elektronische Rechnung lesen kann, sollte man sich lieber eine Elektronische Rechnung als eine Hybridrechnung ausstellen lassen!

Fazit

Es ist richtig, dass „Der Wurm dem Fisch schmecken muss und nicht dem Angler“. Ich möchte trotzdem keine Würmer verwenden sollte, von dem ich überzeugt bin, dass sie dem Fisch schaden.

Auf dem Weg in die digitale Rechnungszukunft ist aus meiner Sicht XRechnung die richtige Wahl. Hybrid ist häufig eine schlechte Mischung aus zwei guten Lösungen. Dabei überwiegen die gemeinsamen Nachteile häufig gebenüber den vermeintlichen Vorteilen.

Sie kennen ein Beispiel für durchweg tolle Hybridlösungen? Ich würde es gerne kennenlernen. Schreiben Sie mir eine Mail an info@vbaXrechnung.de

Ansonsten bleibt mein Rat

Wenn man keine Elektronische Rechnung lesen kann, sollte man sich lieber eine „traditionelle“ pdf-Rechnung als eine Hybridrechnung ausstellen lassen!

Wenn man eine Elektronische Rechnung lesen kann, sollte man sich lieber eine Elektronische Rechnung als eine Hybridrechnung ausstellen lassen!

Quellen

• Infopaket ZUGFeRD 2.3.2 vom 13.11.2024
• zugferd-faq
• E-Rechnung und ZUGFeRD: Sollen Menschen XML und PDF vergleichen – srsly?
• ZUGFeRD vs. XRechnung: Das Dilemma der E-Rechnungs-Hybridformate
• Wachstumschancengesetz 2024: Rechnungsdatenformat ZUGFeRD als Risiko?
• Trojanisches ZUGFeRD
• Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025
• Die hybride Rechnung und das Kartoffeltheorem
• Doppelt gemoppelt hält besser?